כשאנחנו שולחים מכתב, בין אם הוא עסקי או אחר, אז סביר להניח שאנחנו נחתום עליו על מנת שהנמען ידע מי עומד מאחורי המכתב. כמו כן אנחנו נעשה זאת, בשביל שלא יהיה ניתן לטעון שהמכתב מזויף.
מאחר וחלק גדול מתחלופת המכתבים מתבצעת היום באמצעות המייל, הרי שאנחנו צריכים לחתום בחתימה דיגיטלית על כל מייל שאנחנו מוצאים,. לשם כך אנחנו יכולים לעצב חתימה למייל על פי הצרכים שלנו.
ניתן למצוא דוגמאות שונות של עיצוב חתימה למייל, כשכל אחד יכול לבחור את העיצוב הרלוונטי עבורו. בין אם זה על פי הסגנון ובין אם זה על פי אפיונים אחרים אשר ניתן לקבוע בהתאם לסוג המכתב שמבקשים להוציא.
עיצוב החתימה נעשה באמצעות תוכנות או אתרים שונים, כאלה שמאפשרים לכל אחד לעצב את החתימה שלו כפי שהוא רוצה. חשוב להדגיש, ניתן לשנות את העיצוב בהתאם לצורך, זאת על מנת שבכל עת יהיה ניתן להחליף אותה על פי סגנון המכתב או על פי צרכים אחרים.
כיצד נעצב את החתימה שלנו?
לפני שאנחנו ניגשים לעצב חתימה למייל, עלינו להחליט מה בדיוק אנחנו רוצים שהיא תציג. בדרך כלל נהוג שהחתימה מציגה שם מלא, פרטי התקשרות, תפקיד וכן פרטים נוספים. יש מקרים בהם החתימה כוללת כותרת שיווקית, הזמנה לרשתות חברתיות ועוד.
במקרים מסוימים, נניח אצל עורכי דין ורופאים, הרי שהחתימה תכלול גם פרטים נוספים כמו למשל התמחויות, מספר רישיון ועוד. כך מי שמקבל את המכתב ידע בדיוק מה המעמד שלו והשירותים שהוא יכול לספק.
חשוב לבחון היטב את סוג החתימה, המבנה שלה וכן האם היא מעוצבת בצורה מכובדת ויפה אשר מתאימה לאופי המכתב ולתפקיד הכותב.
