כמעט כל משרד וכל עסק למעשה, עובד היום עם מערכות מידע מסוגים שונים אשר דרכן הוא מקיים את כל הפעילות העסקית שלו. מדובר על מערכות שמאפשרות לשמור מידע ונתונים אודות הכנסות והוצאות, מכירות וקניות, שכר וכדומה. מדובר על מערכות ממוחשבות כמובן אשר ניתן להשתמש בהן דרך המחשבים של בית העסק ובמקרים רבים גם דרך מחשבי ענן, בכל מחשב אחר.
אותן מערכות הן הבסיס בעזרתן העסקים השונים מנהלים את עצמם. המערכות אמורות לספק מידע אמין ושקוף. אם המידע במערכות לא נכון, אזי שכל הפעילות של העסק מתבססת על נתונים שגויים. מה שאומר בעקיפין, שגם כל הדיווחים לרשויות המס אינן נכונות.
זו הסיבה שמעת לעת נהוג לערוך ביקורת מערכות מידע על ידי גורם חיצוני, משרד רואי חשבון שאחראי על כל ניהול הספרים של העסק. אנשי המשרד בוחנים את המערכת ועד כמה היא תקינה ואמינה, עד כמה הנתונים במערכת אמינים ונכונים. רק כך, אפשר להגיע למידע הנכון והשקוף מבחינת בית העסק.
במידה ויש בעיה בנתונים, אז בוחנים תחילה האם מדובר בטעות אנוש, כלומר, האם הוכנסו נתונים לא נכונים על ידי אנשי החברה, כמובן שנבדקת השאלה האם זה בוצע בכוונה או בטעות. במידה ומדובר על סט של תקלות ושגיאות, אז נבחנת גם השאלה האם המערכת עצמה איננה תקינה.
כאמור, יש חשיבות גדולה לכך שמערכות המידע יהיו אמינות ושכל הנתונים בהן יהיו נכונים. אם זה לא יהיה המצב, אזי שכל תהליך החשבונאות לא יהיה נכון ואם כך הדבר, אז סביר להניח שכל הנתונים שהועברו אל מס הכנסה במסגרת הדוח השנתי, לא יהיו נכונים. זה מתכון בטוח לעבירות מס שונות.
הביקורת אמורה להתבצע על ידי גורם מקצועי שאיננו מתוך החברה, גם בשביל לקבל תוצאה אמינה וגם מאחר שמשרדי רואי חשבון מתמחים בכך. בין אם באופן ישיר ובין אם בכך שהם מעסיקים גורם מקצועי שמבצע ביקורות שכאלה עבורם. בצורה כזו הם יכולים לבצע את הבדיקה עבור העסק ולהגיש דוח כולל על המערכת ומצבה.
